Los pasos en las pantallas corresponden a los números de los encabezados.
Cualquier persona con acceso al CLIENTE puede crear una cotización de T&M. Existen diferentes maneras de crear una cotización. Estas instrucciones revisan el cómo crear una cotización de T&M usando la Cotización Rápida Wizard.
1. En el Menú Principal, haga clic en Ventas > seleccione Quotes en las opciones de la lista desplegable.
2. Haga clic en el botón de búsqueda verde.
3. Seleccione el botón rojo Cotización rápida en la parte superior de la pantalla. Si no aparece la información en la pantalla, seleccione el hipervínculo de color azul que se encuentra en el centro de la pantalla y seleccione el botón rojo Cotización rápida.
Después seleccionar el botón de Cotización Rápida, aparecerá un recuadro marcado como Cotización Wizard.
4. Habrá tres secciones mayores (botones rectangulares largos al lado izquierdo del cuadro emergente) para llenar la Cotización Wizard (Plantilla de la cotización, Detalles de la cotización y Líneas de la cotización). El cuadro en donde se encuentre, estará resaltado en color azul (los otros 2 en color dorado). También habrá un cuadro de Notas de Cotización que aparecerán en cada pantalla de la Cotización Wizard en donde se podrá ingresar información.
5. Seleccione primero el Tipo de Cotización (Contrato, Proyecto, Solicitud y RMA) y seleccione el botón Adelante. La mayoría de las veces, Seleccionará Proyecto.
6. Paso 1- Plantilla de la Cotización: Seleccione una plantilla de cotización en caso de estar disponible.
6.1. Si no es así, solo haga clic en el botón Adelante.
7. Paso 2-Detalles de la Cotización:
7.1. Ingrese un Nombre para la Cotización (Nombre, Número, Referencia, etc.).
7.2. El Porcentaje de Ajuste (% de ajuste) es el margen de beneficio que se desear cobrar al cliente por este trabajo
7.3. Ingrese una Descripción de la cotización.
7.4. La fecha de inicio predeterminada es el día de hoy y puede cambiarse.
7.5. Podrá ingresar una fecha de vencimiento, sin embargo, no es necesaria.
7.6. Ingrese el # de Sitio en el ID del Lugar en el campo de texto. La información del Nombre del Lugar, la dirección y el Teléfono se completarán en la parte inferior.
7.7. Si desea agregar Contactos, haga clic en el botón agregar Contactos.
7.8. Haga clic en Adelante.
Nota: Podrá cambiar o ingresa información adicional, tales como Fecha de Inicio, Vence en, Moneda, etc.
8. Paso 3 - Agregar/Modificar Líneas de Cotización: Partes
8.1. Ingrese el ID de la Parte o haga clic en el ícono en forma de lupa y busque la parte deseada al hacer doble clic en ella o seleccionarla.
El sistema mostrará de forma predeterminada la Descripción de la Parte y la Cantidad como 1 (Puede cambiar la Cantidad como sea necesario).
8.2. Ingrese el Código de Línea (Parte, Intercambio de Partes, Instalar Partes y Transferir Partes).
8.3. Haga clic en el botón Precio para obtener el Precio Promedio de la Parte (esto puede modificarse o ajustarse debajo de la pestaña de Líneas una vez que termine el proceso de la Cotización en la Cotización Wizard, bajo la pestaña Líneas).
8.4. Ingrese cualquier comentario que necesite (opcional) y haga clic en el botón Agregar.
Se reiniciarán los campos y podrá ingresar las Partes necesarias adicionales.
9. Paso 3 - Agregar/Modificar Líneas de Cotización: Mano de Obra y Gastos
9.1. Ingrese el Código de Línea (por lo general será la Mano Obra, esto será lo que se le facturará al cliente).
9.2. Ingrese la Cantidad (la cual se refiere al número de horas).
9.3. Haga clic en el botón Precio (el sistema se configurará por defecto y calculará el precio en 80$/hr. Esta opción puede ser ajustada en la misma cotización, después de terminar la Cotización Wizard, bajo la pestaña de Líneas).
9.4. Ingrese cualquier comentario que necesite (opcional) y haga clic en el botón Agregar.
Podrá ingresar las líneas que sean necesarias. Una vez que haga clic en el botón de Agregar, los campos se borrarán para cualquier solicitud adicional.
9.5. Haga clic en el botón Terminar para completar la Cotización Wizard.
10. La información que se ingresó en la Cotización Wizard aparecerá en la página/pantalla de Cotización. Podrá agregar, cambiar o ajustar la información según sea necesario antes de enviarse para su aprobación.
Podrá encontrar información adicional que sea necesaria para sus registros al seleccionar chevrón rojo de cada Línea que se encuentra debajo de la pestaña de Líneas.
11. Si está preparado para enviarla para su aprobación, regrese al encabezado y debajo del estatus de aprobación, seleccione la flecha desplegable de opciones y seleccione Enviado.
11.1. Haga clic en el botón rojo Guardar en la parte superior de la pantalla.
11.2. En las pestañas inferiores, específicamente en la pestaña Escalación, se creará un escalamiento (identificada por un número entre paréntesis).
La escalación se enviará a la autoridad de aprobación para su aprobación.
12. Gerente del sitio o Autoridad de Aprobación
12.1. La autoridad de aprobación recibirá la escalación, hará los cambios necesarios a la cotización y entonces el estatus de aprobación cambiará de pendiente a aprobado, tanto en la pestaña de escalación como en el encabezado.
12.2. Cuando la autoridad de aprobación seleccione el botón rojo guardar en la parte superior de la pantalla, la cotización regresará al planificador para tomar medidas adicionales.
13. Planeador/Programador
13.1. Nota: Cualquier cambio o modificación que se realice en la cotización requerirá nuevamente la aprobación de la autoridad de aprobación.
Nota: Cualquier cambio o modificación que se realice en la cotización requerirá nuevamente la aprobación de la autoridad de aprobación.
13.2. El planeador esperará la aprobación hasta que aparezca en su lista y tome los pasos adicionales como sea neceario/requerido.
13.3. Para buscar la cotización aprobada, regrese al menú principal, haga clic en Ventas y seleccione Cotizaciones de la lista desplegable.
13.4. Haga clic en la flecha desplegable del ícono verde de búsqueda y seleccione Cotizaciones de Hoy o haga clic en el chevrón de color rojo para realizar la búsqueda al ingresar la información específica de las listas desplegables (ejemplo: Nombre de la Cotización, Estatus de la Cotización, etc.).
Nota: Una vez que se apruebe la cotización, se convertirá en una orden de trabajo y se asignará al trabajo que se realizará.
14. El Planeador Programador tiene la opción de asignar la cotización en una orden de trabajo existente o crear una nueva (esto dependerá de si la cotización se originó de una orden de trabajo anterior o no).
14.1. Si no existe una orden de trabajo, debe crearse una para obtener el número de orden de la trabajo, el cual es necesario para convertir la información de la cotización en una orden de trabajo.
15. Una vez que se haya obtenido el número de la orden de trabajo, regrese a la pantalla de cotización (seleccione Ventas > Cotizaciones) y haga clic en la pestaña de Líneas en la parte inferior de la página.
15.1. Habrá varias líneas, asegúrese de seleccionar la línea correcta a la que desea agregar el número de la orden de trabajo. podrá tener múltiples cotizaciones para separar órdenes de trabajo.
16. Debajo de Convertido, en el cuadro de texto, ingrese el número de la orden de trabajo (al momento de escribir la información, el sistema convertirá el número de la orden de trabajo en un hipervínculo de color azul).
16.1. Podrá hacer clic en este número y lo llevará a la orden de trabajo.
16.2. Podrá verificar que la información de la cotización que se ingresó en la orden de trabajo al dirigirse a la nueva o ya existente orden de trabajo y haga clic en la pestaña de cotización en las pestañas de páginas inferiores.
16.3. Debido a que ingresar el número de la orden de trabajo es un cambio en la cotización (como se mencionó anteriormente), el estatus de aprobación cambiará de nuevo de aprobado a un estatus pendiente y por lo tanto deberá ir de nuevo con la autoridad de aprobación.
Desde aquí, podrá dirigirse a la orden de trabajo y asignar tareas, etc. para el trabajo a programarse y ser completado.