El propósito del botón CERRAR LINEA en una Orden de Compra de Bienes y Servicios, es cambiar el Recibo de Recibido Parcial a Recibido en su Totalidad.
Los pasos en las capturas de pantalla corresponden a los números en los encabezados.
Usted SOLAMENTE hará clic en el botón de Cerrar Línea una vez que usted ha terminado completamente con la Orden de Compra, y no tiene la intención de recibir algo más en contra de ella. DEBE teclear GUARDAR despues de ingresar cada transacción en el espacio inferior. No hay guardado automatico en este parte del sistema. Si da clic en el boton de Cerrar Línea antes de teclear GUARDAR, la Orden de Compra sera enviada a soporte de IT para ser reabierta.
1. Del Menú Principal, vaya a Inventario> Compras> Recibo de la Orden de Compra de Bienes y Servicios.
2. Expanda el Cheuron Rojo en el Campo de Búsqueda.
3. En la Pestaña General: ingrese el dato de "Enviar al lugar". Mantenga pulsada la tecla Shift y elija los estatus de Publicar y Recibir Parcialmente . Elija Aprobado para el Estatus de Aprobación.
4. Haga clic en la Pestaña Grupos. Mantenga presionada la tecla Shift y bajo el menú desplegable, seleccione Suministro y Servicio a través de Pedido.
5. Haga clic en el icono de la lupa verde para cargar los registros. Resalte la Orden de Compra deseada de la lista.
6. De clic para resaltar la Línea que desea recibir ( se auto selecciona si solo hay una línea), luego de clic en Nuevo en el espacio inferior de trabajo para crear una nueva línea de recibido.
Note que hasta el 11/20/2018, cuando se crea una Requisición de Servicio, la Categoría de Servicio DEBE ser seleccionada. Si la Categoría de Servicio fue dejada en blanco en las Requisiciones de Servicio creadas antes del 11/20/2018, esto campo se auto cargara con Partes de Mantenimiento para evitar generar un mensaje de error al recibir.
7. La Cantidad Consumida se va de forma predeterminada a 1.
NOTA: Hay un campo de validación cuando se ingresa un recibo en un artículo de línea de SERVICIOS o RENTA DE BYS donde usted NO podrá ingresar una cantidad distinta a uno. Si usted por accidente teclea algo distinto, el sistema le dara un mensaje de error y no podrá proseguir hasta que sea corregido.
8. Ingrese el Costo total.
- En este caso, la OC fue por $500.00 y ya nos han sido facturados $490.00.
- Se nos acaba de decir que este es el monto total que vamos a facturar.
9. Para una mejor práctica, ingrese el Número de Factura, Fecha y sus iniciales en el campo de Nota de Recibo. Puede ingresar hasta 40 caracteres en este campo. Esta información se transferira a SAP una vez que la integración este completa.
10. De clic en Guardar en el encabezado para guardar la línea. El Estatus cambia de Publicado a Recibido Parcialmente, ya que no era el monto total.
11. Si no va a usar el monto total de la Orden de Compra, debe cerrar con menos en su entrada final.
Este es un campo de información que permite al Departamento de Contabilidad saber que usted intencionalmente ha cerrado la OC sin usar el monto total.
12. De clic en Guardar en la parte de arriba del encabezado. (o Control + S).
ASEGURESE DE TECLEAR GUARDAR ANTES DE TECLEAR EL BOTON DE CIERRE DE LÍNEA.
13. Una vez que ha terminado de recibir en contra de la OC, de clic en el botón de Cerrar Línea.
- Si hay multiples líneas en la OC, cada línea debe ser cerrada por separado.
- NO teclée este botón hasta que haya teminado totalmente y este listo para que la línea sea Recibida en su Totalidad.
- Si ha cerrado la línea por accidente, debe llamar al centro de ayuda y poner un ticket para que la Orden de Compra sea reabierta.
14. Una vez que la línea es cerrada, el Estatus de la OC cambia de Recibido Parcialmente a Recibido en su Totalidad.
15. Para verificar que la OC fue cerrada, de clic en la pestaña de Eventos.
